個人事業主におけるガソリン代の経費処理方法を徹底解説

個人事業主として事業を運営していると、さまざまな経費が発生します。
その中でも、ガソリン代は日常的に必要な経費として挙げられます。

しかし、ガソリン代を正確に経費計上するためには、一定のルールや注意点を理解しておくことが重要です。この記事では、個人事業主がガソリン代を経費として扱う方法を、税務上の注意点や効率的な処理方法を含めて詳しく解説していきます。

ガソリン代はどのように経費にできるのか？

事業に関連する支出のみ経費にできる
個人事業主がガソリン代を経費として計上できるのは、その使用が事業に直接関連している場合に限られます。例えば、以下のようなケースです：

一方で、プライベートの目的で使ったガソリン代は経費に含めることはできません。この区分が重要です。

車両の用途による区分

ガソリン代の支払い方法を選ぶ

現金払い：レシートを保存して、日々の経費を記録します。ただし、現金払いは記録漏れが発生しやすいため、注意が必要です。
クレジットカード払い：カード明細書にガソリン代が記録されるため、管理が簡単になります。個人事業主専用のクレジットカードを利用すると、事業経費とプライベートの支出を分けやすくなります。

記録と領収書の保管
ガソリン代を経費として計上するためには、記録をしっかり残すことが求められます。具体的には：

領収書には以下の情報が記載されていることを確認してください：

事業割合の算出が必須
事業とプライベートで車を共用している場合、使用割合を適切に算出することが求められます。これを明確にするため、運行記録簿をつけるのがおすすめです。運行記録簿には以下を記載します：

たとえば、1年間の総走行距離が10,000kmで、そのうち事業のための走行が6,000kmの場合、事業割合は60%となります。この割合をガソリン代に適用し、経費計上します。

税務調査への備え
税務署から調査を受けた際、事業使用割合やガソリン代の明細を示す必要があります。そのため、適切な記録と領収書の保管が重要です。

消費税の取り扱い
ガソリン代には消費税が含まれています。消費税の課税事業者の場合、経費計上と同時に仕入税額控除として扱うことが可能です。ただし、免税事業者であれば仕入税額控除はできません。

会計ソフトの活用
ガソリン代を含む経費管理には、クラウド型会計ソフトを利用すると効率的です。例えば、以下のような機能が役立ちます：

▼クレジットカード連携と領収書スマートフォン撮影ができるクラウド会計ソフト

・マネーフォワードクラウド確定申告
・弥生の青色申告オンライン
・freee会計

専用カードの利用
ガソリンスタンドが発行している専用カードを利用すると、割引やポイント還元が受けられる場合があります。これにより、コスト削減が期待できます。

税負担の軽減
適切にガソリン代を経費として申告することで、課税所得を減らすことができます。その結果、所得税や住民税の負担が軽減されるため、事業資金をより効率的に活用できます。

事業運営の透明性向上
ガソリン代を含む経費を正確に管理・申告することで、事業運営の透明性が向上します。これにより、銀行や投資家からの信頼を得やすくなります。

個人事業主にとってガソリン代の経費計上は、節税や事業の効率化に大きく寄与する重要なポイントです。ただし、事業と私用をしっかり区分し、適切な記録を残すことが必須です。日々の記録や領収書の管理を怠らず、会計ソフトなどを活用することで、税務調査にも自信を持って対応できる経費管理を目指しましょう。